Wie Sie die Einladung für das Schengen-Visum verfassen?

Autor : Anna Lorrain
Datum: 21/05/2025

Wenn Sie die Unterlagen für Ihr Schengen-Visum zusammenstellen, sind Sie unter anderem verpflichtet Ihren Einreisegrund zu nennen. Handelt es sich einfach nur um eine Urlaubsreise? Oder wurden Sie von Verwandten oder Freunden eingeladen? Oder hat Sie der Geschäftspartner für einen Business-Trip eingeladen? Wer als visumpflichtiger Drittstaatsangehöriger Verwandte, Freunde oder Geschäftspartner in Europa besuchen möchte, muss auch eine Einladung für das Schengen-Visum vorlegen. Doch was genau ist das? Wer braucht es, und wie muss es formuliert sein, damit es den Anforderungen der Behörden entspricht? In diesem Artikel geben wir einen Überblick.

Inhaltsangabe

• Was ist eine Einladung für das Schengen-Visum?
• Wozu dient die Einladung für ein Schengen-Visum?
• Wer braucht ein Einladungsschreiben für das Visum?
• Einladungsschreiben für ein Besuchervisum
• Einladungsschreiben für ein Geschäftsvisum
• Wie muss ein Einladungsschreiben für ein Schengen-Visum aussehen?
• Wann brauche ich zusätzlich eine Verpflichtungserklärung?
• Was kann AXA für mich tun?

Was ist eine Einladung für ein Schengen-Visum?

Die Einladung für ein Schengen-Visum gehört zu den notwendigen Dokumenten, die Sie beim Antrag eines Besuchervisums oder Geschäftsvisums einreichen müssen. Dieses Schreiben soll den Behörden zeigen, dass Sie einen Reisegrund haben und während Ihres Aufenthalts eine Unterkunft besitzen und – je nachdem – auch finanziell unterstützt werden. Ohne Einladungsschreiben wird Ihr Visum abgelehnt!

Das Einladungsschreiben kann je nach Zweck des Besuchs unterschiedlich aussehen. Bei privaten Besuchen legen Sie dar, dass Sie Familie oder Freunde besuchen und bei Ihnen unterkommen. Bei Businessreisen lädt hingegen ein Unternehmen oder eine Organisation ein.

Wozu dient die Einladung für ein Schengen-Visum?

Das Schreiben dient als zusätzlicher Nachweis für den Reisegrund und erhöht die Glaubwürdigkeit des Visumantrags. Außerdem beeinflusst es indirekt die Höhe der finanziellen Mittel, die Sie für ein Schengen-Visum nachweisen müssen. In einigen Schengen-Ländern, wie Frankreich oder Deutschland, müssen Sie einen geringeren Geldbetrag pro Tag nachweisen, wenn Sie bei Freunden oder Familie unterkommen.

Gut zu wissen: Der Gastgeber kann zwar für die Kosten des Aufenthalts aufkommen, aber aus dem Einladungsschreiben gehen keine rechtlich verbindlichen finanziellen Verpflichtungen hervor. Möchte Ihr Gastgeber auch finanziell für Sie bürgen, dann müssen Sie zusätzlich eine Verpflichtungserklärung einreichen. Weitere Informationen finden Sie dazu weiter unten im Artikel.

Wer braucht ein Einladungsschreiben für ein Visum?

Sie brauchen dann ein Einladungsschreiben für ein Visum, wenn Sie:

1. aus einem visumpflichtigen Drittstaat (also einem Land außerhalb der EU und des Schengen-Raums) stammen.

2. Ihr Reisezweck privater oder geschäftlicher Natur ist.

Beispiele in denen Sie ein Einladungsschreiben vorweisen müssen:

• Privatbesuche: Wenn Verwandte oder Freunde im Schengen-Raum leben und man diese besuchen möchte, verlangen die Konsulate ein Einladungsschreiben der einladenden Person.
• Geschäftsreisen: Auch für Meetings, Konferenzen oder Projekte fordern die Botschaften der Schengen-Länder ein Einladungsschreiben - ausgestellt von dem Unternehmen oder von der Organisation, die einlädt.
• Kulturelle oder wissenschaftliche Veranstaltungen: In manchen Fällen wird ein Einladungsschreiben auch von Veranstaltern oder Institutionen verlangt, wenn jemand zu einer Tagung, Messe oder einem Austauschprogramm eingeladen ist.

Einladungsschreiben für ein Besuchervisum

Wurden Sie von Familie, Verwandten oder Bekannten eingeladen, so geben Sie die Adresse und die Personalausweisnummer Ihrer Gastgeber an. Außerdem sollten Sie in der Lage sein, Ihre verwandtschaftliche Beziehung zu belegen. Dies kann in Form von Geburts- oder Heiratsurkunden geschehen. Besuchen Sie Freunde und Bekannte, dann müssen Sie auch hier die Personalausweisnummer und Telefonnummer angeben und gegebenenfalls die freundschaftliche Beziehung nachweisen können. Das Einladungsschreiben wird von dem einladenden Gastgeber ausgestellt.

Schmücken Sie im Einladungsbrief den Grund des Besuchs ruhig aus. Erklären Sie den genauen Verwandtschaftsgrad oder berichten Sie, wie lange Sie sich schon kennen und eventuell, warum der Besuch zu diesem bestimmten Termin stattfinden sollte.

Ein Einladungsschreiben für ein Besuchervisum sollte folgende Informationen enthalten:

• Die vollständigen Daten der einladenden Person: Name, Adresse, Telefonnummer, Personalausweisnummer, ggf. Aufenthaltsstatus
• Angaben zum eingeladenen Gast: Name, Geburtsdatum, Passnummer
• Genaue Zeitraum des geplanten Besuchs
• Zweck des Besuchs: zum Beispiel Familienbesuch, Hochzeit usw.
• Eine Erklärung, ob der Gastgeber für Unterkunft, Verpflegung und/oder Kosten aufkommt

Gegebenenfalls eine Verpflichtungserklärung: verfügen Sie nicht über ausreichend finanzielle Mittel für Ihre Reise, so müssen Sie Ihren Gastgeber bitten, eine offizielle Erklärung abzugeben, dass er finanziell für den Aufenthalt haftet.

Einladungsschreiben für ein Geschäftsvisum

Wenn Sie zu geschäftlichen Zwecken – etwa zu Meetings, Verhandlungen, Messen oder Schulungen – in den Schengen-Raum reisen möchten, wird in den meisten Fällen ein Business-Visum (Schengen-Visum Typ C) benötigt. Für diese Art Visum brauchen Sie auch ein Einladungsschreiben. Aus dem Visum-Einladungsschreiben sollte das Unternehmen, das einlädt, klar hervorgehen. Der Gast sollte inklusive seiner Reisepassnummer erwähnt werden. Außerdem sollte aus dem Schreiben der Zweck der Reise und Informationen zur Unterkunft hervorgehen.

Ein Einladungsschreiben für ein Geschäftsvisum sollte folgende Informationen enthalten:

• Briefkopf des einladenden Unternehmens oder der Organisation: Das Einladungsschreiben für das Visum muss auf dem offiziellen Firmenbogen mit Firmenstempel und Unterschrift des Geschäftsführers erstellt werden.
• Kontaktdaten des Gastgebers: mit Daten des Ansprechpartners im Unternehmen
• Name und Funktion des Gastes: Angaben zur eingeladenen Person sowie Passnummer
• Angaben zum Reisezweck: z. B. Geschäftsbesprechung, Vertragsverhandlung, Projektbetreuung usw.
• Geplanter Zeitraum: Reiseverlauf inklusive Daten und Flugnummern, damit die Ein- und Ausreise aus dem Schengen-Raum ersichtlich ist.
• Eine Erklärung, wer für die Reisekosten, Unterkunft und sonstigen Ausgaben aufkommt

Gegebenenfalls eine Verpflichtungserklärung: Möchte das gastgebende Unternehmen für den Aufenthalt eine sogenannte Bürgschaft vereinbaren, dann muss das Unternehmen eine Verpflichtungserklärung erstellen. Diese können Sie dann Ihrem Visumantrag beilegen.

Wie muss ein Einladungsschreiben für ein Schengen-Visum aussehen?

Eine Einladung für ein Schengen-Visum kann in einfacher Schriftform verfasst werden. Es gibt keine spezielle Form für ein Einladungsschreiben, vielmehr kommt es auf den Inhalt an.

Achten Sie dennoch darauf, dass Ihr Schreiben klar strukturiert und möglichst formell verfasst wird. Immerhin dient es als offizielles Dokument für die Botschaft oder das Konsulat und etwas Sorgfalt ist hier sicher nicht fehl am Platz. Wichtig ist, dass das Schreiben alle relevanten Informationen enthält, um den Reisezweck und den Aufenthalt zu beschreiben.

Beispiel für die Struktur einer Visum Einladung:

1. Kopfzeile mit Ort und Datum

2. Betreffzeile, z. B. „Einladung für [Name des Gastes] zur Einreise in [Land]

3. Persönliche Daten der einladenden Person:

• Vollständiger Name
• Adresse
• Telefonnummer E-Mail
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Passnummer
• Aufenthaltsstatus (z. B. Aufenthaltstitel)

4. Daten der eingeladenen Person:

• Vollständiger Name
• Geburtsdatum
• Passnummer
• Staatsangehörigkeit
• Verwandtschaftsverhältnis oder Art der Beziehung

5. Angaben zum Aufenthalt:

• Geplanter Einreise- und Ausreisetermin
• Aufenthaltsort(e)
• Zweck des Besuchs (privat, geschäftlich, kulturell)

6. Kostenübernahme (falls zutreffend):

• Wer trägt die Kosten für Reise, Unterkunft, Verpflegung?
• Hinweis auf eine beigefügte Verpflichtungserklärung (falls vorhanden)

7. Datum und Unterschrift des Gastgebers/ Firmenvorstandes

Gut zu wissen: Wenn Sie als Gastgeber kein deutscher Staatsbürger sind, dann müssen Sie eine Kopie Ihrer Aufenthaltserlaubnis einreichen!

Wann brauche ich zusätzlich eine Verpflichtungserklärung?

Wenn Sie eingeladen werden und nicht genügend finanzielle Mittel (diese werden anhand eines Tages- oder Monatsbetrags von jedem Schengen-Land festgelegt) vorweisen können, so kann Ihnen Ihr Gastgeber eine Verpflichtungserklärung ausstellen. Mit dieser amtlichen Erklärung erklärt er sich bereit für sämtliche Kosten aufzukommen, die während Ihrer Reise entstehen können. Die Verpflichtungserklärung deckt die Unterbringung, die Verpflegung, aber auch sämtliche andere Kosten, die während des Aufenthalts entstehen können, ab. Verpflichtungserklärungen kann der Gastgeber bei den Ausländerbehörden an seinem Wohnort beantragen und ausfüllen.

Was kann AXA für mich tun?

Wir sind für Sie da, wenn es um Visum-Reiseversicherungen geht, die Sie für einen Visumantrag ebenfalls brauchen. Egal ob Besuchervisum, Geschäftsvisum oder eine andere Art des Schengen-Visums - bei AXA können Sie in wenigen Klicks Ihre Schengen Reiseversicherung online abschließen. Die Versicherung kann auch von Ihrem einladenden Gastgeber abgeschlossen werden. Profitieren Sie von verschiedenen Garantien und den besten Preisen!

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FAQ

Kostet ein Einladungsschreiben für ein Schengen-Visum etwas?

Das Einladungsschreiben für das Visum setzt der Gastgeber selbst in einfacher Schriftform auf und ist somit kostenfrei. Im Internet finden Sie Muster und Vordrucke, wie eine Visum Einladung aussehen kann.

Was kann ich tun, wenn mein Visum abgelehnt wird?

Sie können ein Beschwerdeschreiben verfassen. Oder - alternativ - fragen Sie nach den Gründen für die Ablehnung - zum Beispiel ein Fehler in Ihrem Antrag - berichtigen Sie diesen und stellen Sie einen neuen Antrag. Wenn der Grund Ihr Einladungsschreiben ist, sollten Sie sich ein neues besorgen, in dem Sie die Bedeutung Ihres Besuchs hervorheben.

Brauche ich eine Versicherung, wenn ich in den Schengen-Raum eingeladen werde?

Ja, Sie brauchen auch eine Schengen-Reiseversicherung, wenn Sie eingeladen werden.