Çıkar Çatışması Politikası

Inter Partner Assistance (bundan sonra: "AXA Assistance" olarak anılacaktır) bu politikayı düzenlerken sigorta şirketi olarak tabi olduğu yasal ve düzenleyici hükümlere uygun hareket eder, özellikle:

• 2 Ağustos 2002 tarihli mali sektörün ve mali hizmetlerin denetimi hakkında 30 Temmuz 2013 tarihli değiştirilen şekliyle finansal ürün ve hizmet müşterilerinin korunmasının yanı sıra Mali Hizmetler ve Piyasalar Kurumu'nun yetkileri ile bunların içerdiği çeşitli hükümlerin güçlendirilmesine ilişkin Belçika Kanunu;
• sigorta sektörüne ilişkin yasa tarafından belirlenen davranış kuralları ve çatışma yönetimi gerekliliklerine ilişkin 21 Şubat 2004 tarihli Belçika Kraliyet Kararnamesi;
• FSMA tarafından 16 Nisan 2014 tarihinde yayınlanan, 27 Mart 1995 tarihli Belçika Kanununda değişiklik yapılmasına ve MiFID davranış kurallarının sigorta sektörüne genişletilmesine ilişkin 16 Nisan 2014 tarihli ve FSMA_2014_02 sayılı Genelge.

AXA Assistance, bu mevzuat ve düzenlemelere uygun olarak, ürünlerini ve hizmetlerini müşterilerinin çıkarları doğrultusunda dürüst, adil ve profesyonel bir şekilde pazarlamaya çalışır. Bu amaçla, AXA Assistance özellikle bir veya daha fazla müşterisinin çıkarları bir sigorta aracısının, diğer müşterilerin, AXA Assistance'ın kendisinin veya AXA Assistance'ın "ilgili kişi" (aşağıdaki tanıma bakın) olarak kabul edilen çalışanlarından birinin çıkarlarıyla çatıştığında zarar verebilecek çıkar çatışmalarını önlemeyi ve yönetmeyi amaçlar.

Bu belgenin amacı, davranış kurallarına ilişkin Belçika Kraliyet Kararnamesine ve Schengen seyahat sigorta sektörünü ilgilendiren yasa tarafından belirlenen çıkar çatışması yönetimi kurallarına uygun olarak ortaya çıkabilecek çıkar çatışmalarını belirlemek ve yönetmek için çeşitli önlemleri belirtmektir.

Bu belgenin amaçları doğrultusunda, aşağıdaki terimler şu anlama gelir:

• "Müşteri": Duruma göre, Schengen seyahat sigortası poliçe sahibi, sigortalı veya potansiyel veya mevcut bir sözleşmenin lehtarı;
• "Tavsiye": Müşterinin talebi üzerine ya AXA Assistance'ın inisiyatifiyle ya da AXA Assistance tarafından onaylanan ve AXA Assistance tarafından onaylanan aracılarından veya acentelerinden biri tarafından müşteriye kişiselleştirilmiş tavsiyelerin sağlanması;
• "Sözleşme": Bir ürün veya hizmetle ilgili herhangi bir sözleşme;
• "İlgili kişiler": Aşağıdaki kategorilere ait kişilerden biri: (1) AXA Assistance idarecileri ve yöneticileri; (2) Belçika Şirket Yasasında tanımlandığı şekilde AXA Assistance üzerinde kontrol sahibi olan kişiler ; (3) ilgili hizmetin sağlanmasında yer aldıkları sürece AXA Assistance personeli; (4) hizmetleri AXA Assistance'ın emrinde ve kontrolünde olan ve ürün veya hizmet sağlamak için AXA Assistance ile çalışan kişiler; (5) AXA Assistance'ın dışarıdan hizmet aldığı kişiler;
• "Ürün": AXA Assistance tarafından aşağıdaki sigorta kollarından birinde önerilen, dağıtılan veya pazarlanan herhangi bir sigorta ürünü: Kaza (1a); Sağlık (2), Kara taşıtları (demiryolu vagonları hariç) (3), Mülke zarar (9), Genel hukuki sorumluluk (13), Çeşitli mali kayıplar (16), Yasal koruma (17) ve Yardım (18);
• "Hizmet": (I) AXA Assistance (II) veya onun onayladığı aracılar ve acenteler tarafından gerçekleştirilen ve aşağıdaki işlemlerden birini içeren herhangi bir faaliyet: (1) bir veya daha fazla sigorta sözleşmesiyle ilgili tavsiye sağlanması; (2) bir veya daha fazla sigorta sözleşmesinin sunulması veya teklif edilmesi; (3) bir veya daha fazla sigorta sözleşmesinin akdedilmesinden önce hazırlık çalışmalarının yapılması; (4) bir veya daha fazla sigorta sözleşmesinin akdedilmesi; (5) bir veya daha fazla sigorta sözleşmesinin yönetimine veya uygulanmasına yapılan herhangi bir katkı.

Bu belgenin anlamı dahilinde, bir çıkar çatışması, herhangi bir zamanda birkaç kişi veya kuruluş arasında karşıt çıkarların olduğu ve müşteri için potansiyel bir kayıpla sonuçlanabilecek bir çatışmadır. Schengen seyahat sigortası sektöründe, bu çıkar çatışmaları aşağıdakiler arasında ortaya çıkabilir (kapsamlı olmayan liste)

• AXA Assistance ve müşterileri;
• AXA Assistance ve ait olduğu Grup içindeki başka bir şirket;
• Sigortacılar arasında;
• Müşteriler arasında;
• Çalışanlar, departmanlar, kuruluşlar arasında;
• AXA Assistance ve sigorta aracıları.

Sınıflandırma – Çıkar çatışmaları şunlardır:

• Olası çıkar çatışmaları (ortaya çıkması muhtemel, tanımlanabilir ve yönetilebilir);
• Yönetilemeyen olası çıkar çatışmaları (ortaya çıkması muhtemel, tanımlanabilir ancak büyük ihtimalle yönetilemez);
• Önceden tespit edilmemiş ancak önleyici tedbirlere rağmen ortaya çıkması muhtemel çıkar çatışmaları;
• Önleyici tedbirlere rağmen gözlemlenen ve ortaya çıkan çıkar çatışmaları.

Olası kaynaklar – bir çıkar çatışması şunlardan kaynaklanabilir: (kapsamlı olmayan liste)

• bir ürün veya hizmetin oluşturulması;
• bir ürün veya hizmetin dağıtımı;
• kabul veya fiyatlandırma ile ilgili bir politika veya karar;
• hasar yönetimi
• bir hasarın değerlendirilmesi ve tasfiyesi;
• müşteriye verilen tavsiye;
• portföyü etkileyen ticari veya teknik bir politika;
• tedarik ile ilgili bir politika veya karar.

Ürün veya hizmet tedariki ile ilgili olmayan veya tamamen içsel boyutu olan çıkar çatışmaları (AXA Assistance ile çalışanları arasındaki veya AXA Assistance ile Yöneticileri arasındaki çıkar çatışmaları gibi) bu belge kapsamında değildir.

Bu belgede AXA Assistance'a yapılan herhangi bir atıf, ilgili kişileri de içerecektir.

Bu politika yalnızca AXA Assistance'ın Belçika topraklarında gerçekleştirilen faaliyetleri için geçerlidir. Bu politika aynı zamanda “temsili” sigorta acente/acentelerimiz tarafından da uygulanır.

AXA Assistance, Schengen seyahat sigortasıyla ilgili çıkar çatışmalarının müşterilerin çıkarlarına zarar vermesini önlemeyi amaçlamaktadır. Bu bağlamda, AXA Assistance şunları amaçlamaktadır:

• Olası çıkar çatışmalarını belirlemek
• Olası çatışmaları önlemek için önlemler ve alınan önleyici tedbirlere rağmen ortaya çıkabilecek çatışmaları yönetmek için prosedürler geliştirmek;
• Önlenmesi veya yönetilmesi mümkün olmayan çıkar çatışmaları konusunda müşterileri bilgilendirmek
• Müşterileri yönetilmesi imkansız olan çıkar çatışmaları hakkında bilgilendirmek.
• Belirlenen çıkar çatışmalarının her birini kaydetmek.

Tüm bu önleyici tedbirlere rağmen bir çıkar çatışması ortaya çıkarsa, AXA Assistance, durumun farkına varır varmaz, çözümü için yasal ve/veya sözleşmesel olarak mümkün olan tüm uygun adımları atacaktır.

Schengen seyahat sigortasıyla ilgili olası çıkar çatışmaları, AXA Assistance bünyesindeki Uyum Görevlisi tarafından önceden envanteri yapılır ve merkezi bir listeye kaydedilir.

“Olası çıkar çatışmaları listesi” olarak bilinen bu liste, aşağıdaki gelişmelere göre güncel tutulmaktadır:

• Şirket organizasyonu ve operasyonel birimlerin görevleri;
• AXA Assistance tarafından pazarlanan ürün ve hizmetler;
• AXA Assistance'ın üyesi olduğu Grubun yapısı;
• Ve gerçekte meydana gelen olaylar.

Olası çıkar çatışmalarının tespit edilmesi için, AXA Assistance başlangıçta yasa tarafından tanımlanan bir veya daha fazla genel durumun geçerli olup olmadığını inceler, yani AXA Assistance’ın ve/veya ilgili bir kişinin:

• Müşteri pahasına mali bir kazanç sağlama veya mali bir kayıptan kaçınması muhtemelse;
• Müşteriye sağlanan bir hizmetin veya müşteri adına gerçekleştirilen bir işlemin sonucunda müşterinin çıkarından farklı bir çıkarı varsa;
• Mali veya diğer nedenlerle, başka bir müşterinin veya müşteri grubunun çıkarlarını ilgili müşterinin çıkarlarına tercih etmeye teşvik ediliyorsa;
• Müşteri ile aynı faaliyeti veya aynı işi yürütürse;
• Müşteriye sağlanan bir hizmetle ilgili olarak, müşteri dışında bir kişiden, söz konusu hizmet için standart komisyon veya ücret dışında para, mal veya hizmet şeklinde bir teşvik alır veya alacak olursa.

Olası tüm çıkar çatışmalarının usulüne uygun olarak tanımlandığına dair kabul edilebilir bir kesinlik derecesi elde etmek için, AXA Assistance ayrıca aşağıdakileri dikkate alarak bir çıkar çatışmasından kaynaklanması muhtemel diğer durumların varlığını veya olmadığını doğrular:

• AXA Assistance'ın bir Gruba ait olması;
• Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin doğası, ölçeği ve karmaşıklığı;
• Her departmanın veya operasyonel birimin özel görevleri

Olası çıkar çatışmalarının belirlenmesi Uyum Görevlisi tarafından üstlenilir. Çıkar çatışmalarının analizi, sigortacılık mesleği veya sigortacılık işlemlerine ilişkin genel ifadelerin veya açıklamaların kullanılmasından kaçınılarak kapsamlı bir şekilde yapılacaktır.

Schengen seyahat sigortası ile ilgili çıkar çatışmaları, AXA Assistance'ın her bir departmanı için değerlendirilir ve analiz edilir.

Çıkar çatışmalarının yönetimindeki merkezi bileşen, potansiyel çıkar çatışmalarının tanımlanması (yukarıya bakın) ve ilgili personel için yeterli eğitim/iletişim dahil olmak üzere önlenmesi sürecine odaklanır.

Çatışmanın niteliğine bağlı olarak gerekli görüldüğünde, diğer önlemler en azından aşağıdakileri içerecektir:

• Bilgi alışverişini ve kullanımını sınırlamak veya kontrol etmek için önlemler: AXA Assistance içinde çıkar çatışmalarına yol açması muhtemel bilgilerin kullanımından veya paylaşılmasından kaçınmak;
• Uygunsuz etkinin kullanılmasını önlemek için önlemler: Temsili bir kişinin sigortacılık işinin icrasına ilişkin bir faaliyeti yürütmesi veya bir hizmet sağlaması üzerinde herhangi bir kişi tarafından uygunsuz etki kullanılmasını yasaklamak veya sınırlamak;
• Organizasyonel tedbirler: Şirket organizasyonundan kaynaklanabilecek olası çıkar çatışmalarının önlenmesini veya sonuçlarının sınırlandırılmasını sağlamak; bu önlemler, çalışma koşulları, iş sözleşmeleri, davranış kuralları ve iç politikalar vb. gibi çeşitli belgelerde tanımlanmıştır. ;
• Ücretlendirme ve sağlanan veya alınan diğer menfaatlerin kontrol önlemleri: AXA Assistance tarafından verilen veya alınan ücret ve diğer menfaatlerin çıkar çatışmasına yol açmasını önlemek;
• Çekimser önlemler: İgili müşterilerin menfaatlerinin korunmasına imkan verecek tatmin edici bir çözüm bulunmadığında ve ihtilafın bildirilmesinin uygun olmaması durumunda, ürün veya hizmetin verilmemesini ve sigorta işleminin gerçekleştirilmemesini sağlamak.

Çıkar çatışmalarını önlemeye ve yönetmeye yönelik önlemlerin geliştirilmesi şirketin Uyum Görevlisi tarafından üstlenilir: Bay Alain Michel (alain.michel@axa-assistance.com).

Bu kapsamda geliştirilen tüm önlemler AXA Assistance Etkin Yönetimi'nin onayına tabidir.

Schengen seyahat sigortası alanında bir çıkar çatışmasını yönetmek için alınan herhangi bir önlemin müşterilerin çıkarlarını korumak için yeterli olmayacağı makul olarak beklendiğinde, ilgili müşteriler çıkar çatışmasının genel niteliği ve/veya kaynakları hakkında bilgilendirilecektir. Bilgi, ürünün sağlanmasından önce veya çıkar çatışması riskinin bağlantılı olduğu hizmetin uygulanmasından önce iletilmelidir. Yönetilemeyen çıkar çatışmalarını bildirme prosedürü istisnai olmalı ve Uyum Görevlisi tarafından onaylanmaya tabi olmalıdır. Bu adım, yukarıda belirtilen ve gerekli görülen çıkar çatışması yönetimi önlemlerinin geliştirilmesinin yerine geçmez.

Schengen seyahat sigortası kapsamında ortaya çıkan ve tespit edilen çıkar çatışmaları, ilgili kişiler tarafından bölüm yöneticisine ve Uyum Görevlisine bildirilmelidir. Bildirilen çıkar çatışmaları, Uyum Görevlisi tarafından yönetilen ve düzenli olarak güncellenen "Merkezi Çıkar Çatışmaları Kaydı"na kaydedilir.

AXA Assistance içinde bir uyum kültürünün oluşturulması ve sürdürülebilirliği çok önemlidir. Bu amaca ulaşmak ve Schengen seyahat sigortası ile ilgili çıkar çatışmalarını uygun şekilde yönetmek için, ilgili tüm kişilerin “çıkar çatışması” kavramını doğru bir şekilde kavrayabilmeleri ve AXA Assistance'ın çıkar çatışması politikasını anlayabilmeleri için gerekli eğitim ve destekten yararlanmaları sağlanmalıdır.

AXA Assistance yönetimi, bu politikanın uygulanması ve uygulamanın izlenmesi için gerekli önlemleri alır. Bu politikanın ve onu uygulama önlemlerinin etkinliği, Uyum Görevlisi tarafından düzenli olarak değerlendirilir.

İşbu çıkar çatışması politikası 28/11/2014 tarihinde İcra Kurulu tarafından onaylanmıştır.